Meer authentiek 'vergaderen' op locatie verliest terrein

Freddy Michiels
Vergader-, Educatie & Seminariefaciliteiten
Machteld Van den Brande
Congrescentrum De Pitte
Veerle Peeter
Antwerp Convention Center
Nikita Bloes
Van der Valk Hotels Business Belgium
Jan Simons
Congrescentrum Lamot
Stephanie de Chaffoy
Meeting Kempen
Bieke Buyens
Corsendonk Hotels
Evy De Laet
San Marco Village
Steven Schotte
BluePoint

Er worden steeds minder vergaderingen georganiseerd bij de typische MICE venues. Dankzij de moderne technologie opteren bedrijven vandaag vaak voor videoconferencing om van gedachten te wisselen en daarnaast schieten de business centers als paddenstoelen uit de grond, waar naast de flexibele werkplekken ook vaak een vergaderzaal voorhanden is. Dat bleek uit het panelgesprek dat kmo-insider onlangs organiseerde met enkele spelers uit de MICE-industrie. Daartegenover staat wel dat teambuildings en evenementen met beleving in de lift zitten en ook met het congrestoerisme gaat het de goede kant uit.

Wij vergaderden wel nog authentiek, in congrescentrum De Pitte in Boom, samen met:
• Machteld Van den Brande, verantwoordelijk voor Congrescentrum De Pitte, gelegen in provinciaal domein De Schorre, met een grote congresruimte voor 120 personen en vier vergaderzalen waaronder een die in drie aparte ruimtes kan opgedeeld worden. Er is ook een boardroom voor een twintigtal personen en nog enkele polyvalent inzetbare feestruimtes.
• Veerle Peeters, verantwoordelijk voor het gloednieuwe Antwerp Convention Bureau, actief sinds juni jl., met kantoor op de Grote Markt, boven de Toeristische Dienst. Antwerp Convention Bureau is een professionele bruggenbouwer tussen de organisator van evenementen en zijn partners. Onze dienstverlening aan de klant is gratis
• Nikita Bloes, sales manager bij Van der Valk Business Belgium, een functie die bestaat sinds augustus jl., om de Belgische tak, markt en hotels Van der Valk te behartigen. In ons land heeft Van der Valk weldra dertien hotels. Nikita Bloes is verantwoordelijk voor het afsluiten van raamcontracten. Zij vertegenwoordigt in totaal 67 hotels.
• Jan Simons, directeur van Congrescentrum Lamot, gelegen in het centrum van Mechelen. Het congrescentrum beschikt over acht zalen. De grootste is het auditorium met plaats voor 300 personen.
• Stephanie de Chaffoy, werkzaam bij Meeting Kempen, een provinciale organisatie die zich toelegt op het zakentoerisme in de Kempen. In de Kempen zijn er heel wat (kleinere) meeting accommodaties, in het groen. Via zijn website brengt Meeting Kempen organisatoren van evenementen naar de juiste partners.
• Bieke Buyens, marketing manager voor Corsendonk Hotels, een familieketen met zeven hotels, waarvan vijf in de Kempen, één aan de kust en één in de Ardennen. De groep ius de laatste jaren sterk groeiende, zo komen er volgend jaar nog 2 hotels bij.
• Evy De Laet, werkzaam voor San Marco Village, een evenementenlocatie centraal gelegen op de as Brussel – Antwerpen, met zeven (opdeelbare) themazalen met verschillende capaciteiten. De plenaire meetingruimte heeft een capaciteit 900 personen. Met de tien subzalen erbij loopt de capaciteit op tot 2000 personen.
• Steven Schotte, werkzaam bij BluePoint "Meet-Work -Tech", dat drie dynamische meeting en event locaties telt (Brussel, Luik en Antwerpen). De keten heeft in februari 2017 een succesvolle re-branding doorgevoerd. In totaal beschikt BluePoint over 55 event ruimtes, van 2 tot 600 personen, die ook gelinkt kunnen worden, en waar per jaar zo een 5000 events worden georganiseerd. BluePoint hecht veel belang aan innovatieve technologieën en het aanbieden van 'slimme' vergader- en werkoplossingen.

MICE ZIT IN DE LIFT

Het is Jan Simons die stelt dat de MICE-industrie in de lift zit in ons land en dat beleving daarbij een belangrijke factor is. Hij wordt hierin bijgestaan door Nikita Bloes, die er wel aan toevoegt dat zeker bij internationale organisaties het echte 'vergaderen' plaats maakt voor conference calls en andere technologische tools. Volgens Stephanie de Chaffoy zou er in de Kempen nog wel veel vergaderd worden in de strikte zin van het woord. Bieke Buyens stelt dat het echte vergaderen bij Corsendonk Hotels de laatste jaren stabiel is.

Hebben de bedrijven meer budgettaire ruimte voor hun evenementen?

Het bedrijfsleven is zich vandaag zeer goed bewust van wat een meeting kan of mag kosten.
Steven Schotte: Veel klanten hebben een duidelijke doelstelling voor hun event en formuleren een zeer duidelijke aanvraag. De klant is meer en meer geschoold wanneer hij met een vraag komt en weet binnen welk budget hij wenst te werken. Aldus Steven Schotte. De klant is wel veeleisender geworden en meer bezig met het kosten/baten-evenwicht. Congrescentrum Lamot dient vandaag meer evenementen te organiseren om dezelfde omzet te draaien.
Bieke Buyens stipt aan dat de klanten vandaag een grote flexibiliteit verwachten: "Als er plots vijf mensen minder komen, verwacht men dat het corresponderend bedrag wordt afgetrokken van de factuur." BluePoint vangt dit volgens Steven Schotte op door een aantal afspraken te maken met de klant, die 'zo dicht mogelijk tegen de verwachtingen van de klant aanleunen'. Een goede relatie opbouwen met de klant primeert.
Evy De Laet: "San Marco Village vraagt om anderhalve week op voorhand het definitief aantal personen door te geven. Kleine wijzigingen kunnen tot 24 uur voor het evenement medegedeeld worden. Er wordt ook flexibiliteit verwacht als het op planning aankomt. Tien jaar geleden was de agenda op voorhand gevuld. De laatste twee à drie jaar spelen de klanten steeds korter op de bal en vragen korter bij de datum van het evenement offerte."
Veerle Peeters: "In onze business wordt wel lang op voorhand gepland. Het organiseren van (wetenschappelijke) congressen is ook niet conjunctuurgevoelig. De locatie wordt minstens een jaar en vaak twee tot drie jaar op voorhand vastgelegd en de congressen gaan gewoonlijk ook altijd door."

Is veiligheid een stijgend aandachtspunt?

Volgens Jan Simons zijn vooral Amerikaanse bedrijven daar gevoelig aan. Ten gevolge van de aanslagen van 22 maart 2016 merkte Bieke Buyens in het begin een lichte stijging door de overflow vanuit Brussel. Daarna zijn de boekingen redelijk stabiel gebleven omdat de Kempen toch als een veilige regio beschouwd wordt. Jan Simons kreeg in de week na de aanslagen een viertal aanvragen en één annulatie (van een Amerikaans bedrijf).

Interview: Freddy Michiels
Verslag: Nicole Verstrepen
Foto's: Wilfried Deferme

PANELFOTO'S
Machteld Van den Brande
Congrescentrum De Pitte

Veerle Peeter
Antwerp Convention Center

Nikita Bloes
Van der Valk Hotels Business Belgium

Jan Simons
Congrescentrum Lamot

Stephanie de Chaffoy
Meeting Kempen

Boeke Buyens
Corsendonk Hotels

Evy De Laet
San Marco Village

Steven Schotte
BluePoint

MOBILITEIT IS OOK VOOR DE MICE-SECTOR EEN UITDAGING

Mobiliteit blijkt ook voor de MICE-sector een uitdaging. Tijdens het panelgesprek kwamen er enkele interessante pistes naar voor om deze problematiek aan te pakken. Met wat creativiteit kom je al een heel eind, ook letterlijk, zo bleek uit de gesprekken.

Steven Schotte pleit voor een mobiliteitsplan dat het vrachtverkeer in Antwerpen van de ring haalt zodat het gewone autoverkeer doorgang heeft op de gekende spits momenten. "Maar ook in de mind set van het bedrijfsleven kan er wat veranderen. Als je met 500 mensen komt vergaderen, zou dat niet moeten gelijk staan aan 'wij komen met 500 wagens'. Er zijn andere manieren om met mobiliteit om te gaan, denk aan carpoolen, een kantoorbus,... Ook zit het concept 'filevrij vergaderen' in de lift. Daarmee bedoel ik dat je van 10 tot 19 uur kan vergaderen bijvoorbeeld, in plaats van van 9 tot 17 uur. Of je kan een event laten eindigen om 15 uur, iets waar BluePoint actief oplossingen voor bied. Misschien moet het acceptabel worden om met een regenbroek naar een vergadering te komen. Als je vandaag met de motor of fiets komt, waar ga je je omkleden? Zulke dingen moeten bespreekbaar worden."
Stephanie de Chaffoy merkt op dat wie naar de Kempen komt, vaak tegen de file in rijdt. Voor Jan Simons moet de overheid een rol opnemen en promotie voeren voor de trein. Congrescentrum Lamot ligt op 10 minuten wandelen van het station. Steven Schotte voegt eraan toe ook Blue Point een locatie heeft op tien minuutjes wandelen van het station van Berchem.
Jan Simons blikt vooruit: "De Dijle wordt binnen afzienbare tijd verder opengelegd. Binnen dit en een jaar kan ik 100 mensen 'shuttelen' met de boot. Met een koffietje erbij is hun dag leuk begonnen."

Antwerps congrestoerisme groeit gestaag

Antwerpen beschikt sinds november 2016 over het Elisabeth Center Antwerp, een gloednieuwe concert- en congreszaal die deel uitmaakt van een volwaardig, modern congrescentrum. De zaal kan gecombineerd worden met de bestaande zalen van de dierentuin en met de dierentuin zelf. Het Elisabeth Center Antwerp heeft een oppervlakte van meer dan 25.000 m². Het center telt 30 break-out rooms en heeft een capaciteit van 2.500 mensen. Kmo-insider peilde bij de panelleden of de komst van de nieuwe congresaccommodatie reeds resultaten heeft opgeleverd.
Veerle Peeters: "Er zijn momenteel 48 effectieve toezeggingen, tot in 2020, maar niet alles is meerdaags en ook niet alles telt 2000 deelnemers. De vragen zijn volop aan het komen. Voor de grote, meerdaagse congressen ligt Antwerpen vandaag vaak in pitch met een andere stad. Nu is het aan ons om Antwerpen als bestemming zo sexy mogelijk voor te stellen. Onze website is live sinds juli en onze twee eerste RFP's hebben we gekregen als Convention Bureau van de associatiemarkt. De bedoeling voor de volgende jaren is om de focus te leggen op meerdaagse evenementen. Op dat ogenblik creëren we overflow voor onze partners. Wij zoeken effectief dinerlocaties voor 1000 personen. Dat is niet evident. Onze focus ligt op het feit dat de klant achteraf moet kunnen zeggen: "ik ben super geholpen."
Evy De Laet stelt dat San Marco Village reeds overflow merkt van het nieuwe Antwerpse congrescentrum.
De Kempen zou volgens Stephanie de Chaffoy ook een groot congrescentrum kunnen gebruiken. De enige grote zaal in de regio is die van Sunparks. Ook Bieke Buyens en Nikita Bloes stellen dat veel grote bedrijven niet in eigen streek terecht kunnen. Volgens Jan Simons zijn er in Mechelen dan weer te weinig bedden om grote residentiële congressen te organiseren maar daar wordt aan gewerkt en dat is volgens Machteld Van den Brande ook het geval in Boom. Evy De Laet beaamt dat meer overnachtingsmogelijkheden in de Rupelstreek fijn zou zijn.

HOE KAN JE ALS KMO BETER SAMENWERKEN MET DE MICE-INDUSTRIE?

Wanneer kmo-insider een panelgesprek organiseert, komen er meestal een aantal valabele tips uit de bus om de samenwerking met de sector te verbeteren. Ook de panelleden die vergaderings- en seminarieruimten verhuren, hadden enkele adviezen voor onze lezers. We zetten ze graag op een rijtje.

• Eén aanspreekpunt
Bieke Buyens stelt dat de klant bij Corsendonk Hotels één aanspreekpunt vinden, en dat het handig zou zijn wanneer er ook bij de klant één aanspreekpunt zou zijn. Wanneer er bij de klant verschillende contactpersonen actief zijn, loopt het wel eens fout en gaat er communicatie verloren.

• Duidelijke informatie
Volgens Nikita Bloes is het niet altijd duidelijk op welk adres er precies moet gefactureerd worden. Nikita Bloes: "Sommige bedrijven hebben verschillende entiteiten. We zijn soms drie weken bezig om de factuur op te sturen. Het is belangrijk om daar langs beide kanten alert voor te zijn. Ook de aftersales moet in orde zijn."

• Let op de details
Stephanie de Chaffoy raadt haar klanten aan om ervoor te zorgen dat alle details kloppen. Dat alles in orde is op audiovisueel vlak, dat de balpennen schrijven, dat er voldoende papier is,... Kleine details maken het verschil.

• Eén kalender
Volgens een aantal panelleden zou een overkoepelende kalender met vermelding van alle congressen handig zijn. Veerle Peeters beaamt dit en stelt dat het Antwerp Convention Bureau alle congressen in kaart probeert te brengen. "Een kalender is nuttig en belangrijk voor iedereen. Dat gaat ook over de mobiliteit binnen de stad. Teveel op één dag is immers te belastend. We ondervinden dat het moeilijk is om daar openheid in te krijgen. Niet elke organisator noemt graag zijn klanten bij naam. We proberen een mentaliteitsverandering te bewerkstelligen", stelt ze.

 


 

Webdesign Desk02